แพทริก โดโนแวน นักวิเคราะห์อาวุโส และผู้จัดการโครงการ ชไนเดอร์ อิเล็คทริค (Schneider Electric)
สำหรับหลายคนที่ตอนนี้ไม่ได้นั่งทำงานอยู่ในออฟฟิศ ความคิดที่จะออกแบบห้องว่างให้เป็นพื้นที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอาจเป็นเรื่องน่าหนักใจ และมีคำถามตามมา เช่น เราจะต้องอัพเกรดแบนด์วิดธ์หรือไม่ เรื่องนี้อาจเป็นความกังวลพื้นฐานเมื่อทุกคนในครอบครัวต้องทำงานที่บ้านในตอนนี้ (พร้อมกับทุกคนที่อยู่ในละแวกบ้านเช่นกัน) และใช้เน็ตไปกับการดูวิดีโอผ่านยูทูบ เล่นเกมออนไลน์ และฟังเพลง ซึ่งประเด็นคือคุณจะออกแบบพื้นที่ใหม่ยังไงไม่ให้เกิดเสียงรบกวนและปัจจัยที่ทำลายสมาธิในการทำงานเหล่านี้ บริษัทคุณจะออกค่าใช้จ่ายเหล่านี้หรือไม่ และบางทีคุณอาจจบลงด้วยการประชุมผ่านซูมแบบติดๆ ขัดๆ เพราะสัญญาณเน็ตอ่อนแรงแถมยังแทรกด้วยเสียงสุนัขเห่า
ดาต้าเซ็นเตอร์ก็เช่นเดียวกัน แม้มืออาชีพส่วนใหญ่จะเข้าใจว่าการจะได้ประสิทธิภาพที่โดดเด่นสามารถทำได้ ด้วยการปรับปรุงระบบโครงสร้างของดาต้าเซ็นเตอร์ให้มีความทันสมัย แต่ความล่าช้าที่เกิดขึ้นกับโครงการเหล่านี้ถือเป็นเรื่องปกติทั่วไป ซึ่งอาจเป็นความท้าทายในการให้เหตุผลกับผู้บริหารระดับอาวุโสเพื่อดำเนินการในเรื่องต่างๆ เช่นการเปลี่ยนแบตเตอรี่หรือบำรุงรักษาเครื่องกำเนิดไฟฟ้า เปลี่ยนหรืออัพเดตระบบโครงสร้างพื้นฐานที่ใช้มายาวนานและไม่อยู่ในประกัน หรือย้ายไปใช้ซอฟต์แวร์ระบบบริหารจัดการดาต้าเซ็นเตอร์รุ่นใหม่ ดังนั้น หลายคนจึงก้าวไปอย่างช้าๆ พร้อมกับหวังว่าจะไม่มีอะไรเสียหรือเปลี่ยนแปลง ซึ่งนั่นคือธุรกิจที่ตั้งอยู่บนความเสี่ยง
เครื่องมือช่วยสนับสนุนข้อมูลเพื่อสร้างเหตุและผลที่เป็นไปได้ทางธุรกิจ
เห็นได้ชัดว่า เหตุและผลที่ดีเพื่อความเป็นไปได้ทางธุรกิจ ต้องสามารถวิเคราะห์การคืนทุนซึ่งเป็นสิ่งจำเป็น การประเมินหรือบอกคุณค่าของการปรับปรุงระบบโครงสร้างพื้นฐานให้ทันสมัยอาจเป็นเรื่องท้าทายแน่ๆ อย่างไรก็ตาม ชไนเดอร์ อิเล็คทริค ได้พัฒนาเครื่องมือฟรีที่ใช้งานง่ายเพื่อช่วยในเรื่องดังกล่าว โดยพื้นฐานแล้วระบบงานใหม่ๆ ในส่วนโครงสร้างพื้นฐาน จะให้ประสิทธิภาพด้านพลังงานมากขึ้น และค่อนข้างจะมีขนาดที่เล็กลง เบาขึ้น ให้ความน่าเชี่อถือมากขึ้น นำมาปรับใช้งานและขยายขีดความสามารถได้เร็วขึ้น อีกทั้งบริหารจัดการและบำรุงรักษาได้ง่ายขึ้น รวมถึงมีแนวโน้มที่จะเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมมากขึ้น ทั้งนี้ การคำนวณคุณค่าจากการปรับปรุงเรื่องเหล่านี้ให้ดียิ่งขึ้น (ในธุรกิจของคุณ) คือเคล็ดลับในการให้เหตุและผลทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ และคุณค่าของประโยชน์ที่ได้ในแต่ละส่วนก็เห็นได้ชัดว่ามาจากกลยุทธ์และการจัดลำดับความสำคัญขององค์กรคุณ
ระบบพลังงานและการทำความเย็นที่ออกมาในช่วงต้นของปี 2000 ไม่ได้ให้ประสิทธิภาพด้านพลังงานเหมือนระบบปัจจุบัน การรู้จักตัวแปรง่ายๆ บางประการ ก็จะทำให้คุณคำนวณการประหยัดพลังงานที่สามารถนำมาใช้เป็นเหตุผลสำหรับค่าใช้จ่ายในการอัพเกรดระบบได้ ตัวอย่างเช่น ตัวคำนวณค่าใช้จ่ายในการดำเนินการที่ทันสมัยสำหรับยูพีเอส 3 เฟส ของเรา สามารถเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายของยูพีเอสของชไนเดอร์ อิเล็คทริค 1 ตัวกับยูพีเอสตัวอื่นภายในระยะเวลา 10 ปี เพื่อดูว่าสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายการดำเนินการส่วนใดบ้าง โดยครอบคลุมเรื่องการใช้พลังงาน ค่าอะไหล่ การบำรุงรักษา และการเปลี่ยนแบตเตอรี่ โดยสามารถนำค่าใช้จ่ายมาใช้เป็นเหตุและผลทางธุรกิจ เพื่อหักลบกับค่าใช้จ่ายตั้งต้นสำหรับการซื้อยูพีเอสตัวใหม่ ซึ่งเรายังได้นำเสนอตัวคำนวณประสิทธิภาพยูพีเอสแบบเฟสเดียว และตัวคำนวณประสิทธิภาพยูพีเอสแบบ 3 เฟส ซึ่งจะให้ผลกระทบในแง่ของประสิทธิภาพการใช้พลังงานของยูพีเอส รวมถึงคาร์บอนฟุตปรินท์ อีกทั้งช่วยในการสร้างเหตุผลสำหรับความเป็นไปได้ทางธุรกิจเพื่อปรับปรุงระบบให้ทันสมัย และสำหรับยูพีเอสที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแบตเตอรี่ใหม่ เราแนะนำให้พิจารณาการเปลี่ยนจากระบบควบคุมวาวล์แบบเดิมที่เป็นตะกั่วกรด (VRLA) ไปใช้แบตเตอรี่แบบลิเธียมไอออน ที่เล็กและเบากว่า อีกทั้งยังให้อายุการใช้งานที่ยาวนานกว่า โดยตัวคำนวณต้นทุนในการเป็นเจ้าของยูพีเอส แบตเตอรี่แบบ VRLA เทียบกับลิเธียมไออน จะช่วยประเมินการประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนต้นทุนการเป็นเจ้าของได้เป็นอย่างดี
ปัจจัยหลักอื่นๆ ในการปรับปรุงดาต้าเซ็นเตอร์ให้ทันสมัย
ผู้จำหน่ายอย่าง ชไนเดอร์ อิเล็คทริค(Schneider Electric) ได้นำเสนอบริการอื่นๆ ในการปรับปรุงระบบงานให้ทันสมัย นอกเหนือจากการขายอุปกรณ์ใหม่ในราคาที่ให้ส่วนลด ซึ่งหลายระบบโครงสร้างพื้นฐานแบบโมดูลจะมาพร้อมองค์ประกอบที่สามารถอัพเกรดและให้บริการได้ โดยเมื่อผนวกเข้ากับการขยายการประกันและข้อเสนอในการส่งมอบการบริการ ก็จะสามารถยืดอายุการใช้ระบบงานเดิมที่มีอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งช่วยลดความเสี่ยงของระบบล่ม หรือทำให้ธุรกิจต้องหยุดชะงักเนื่องจากผลิตภัณฑ์มีอายุการใช้งานที่นานเกินไป ทั้งนี้ในเวลาที่คุณพัฒนาแผนงานด้านการปรับปรุงระบบงานให้ทันสมัยรวมถึงความเป็นไปได้ทางธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจทางเลือกทั้งหมดที่มีอยู่ ทั้งนี้ White Paper ในเรื่อง แนวทางในการจัดการกับยูพีเอสรุ่นเก่า (Guidance on What to Do with an Older UPS) จะให้กรอบการทำงานเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าควรจะอัพเกรดอุปกรณ์ หรือเปลี่ยนใหม่ หรือไม่ต้องทำอะไรและปล่อยไปจนกว่าจะใช้งานไม่ได้ แม้ว่าเรื่องนี้จะมุ่งเน้นที่ยูพีเอสของดาต้าเซ็นเตอร์ แต่กรอบการทำงานเพื่อช่วยในการตัดสินใจในลักษณะเดียวกันก็สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับระบบโครงสร้างพื้นฐานอื่นๆ ได้เช่นกัน
สิ่งที่ต้องคำนึงในการสร้างเหตุและผลของความเป็นไปได้ทางธุรกิจคือ คุณต้องมีระบบโครงสร้างพื้นฐานมากแค่ไหนสำหรับปัจจุบัน และแค่ไหนที่จำเป็นสำหรับอนาคต ซึ่งเป็นไปได้ที่ดาต้าเซ็นเตอร์จะถูกสร้างขึ้นมามากเกินความจำเป็นจากจุดยืนเรื่องของศักยภาพด้านพลังงานและการทำความเย็น ซึ่งทั้งเวอร์ชวลไลเซชันและการควบรวมระบบอาจช่วยลดพื้นที่ในการประมวลผลได้มากขึ้น โดยบางแอปพลิเคชันและการบริการซึ่งปัจจุบันส่วนใหญ่อยู่บนคลาวด์ หรือกระจายอยู่ตามโคโลเคชันของดาต้าเซ็นเตอร์ ประเด็นคือ ความต้องการด้านพลังงานและการทำความเย็นในปัจจุบันอาจจะน้อยกว่าศักยภาพของโครงสร้างระบบของเดิมที่ติดตั้งใช้งานอยู่ ดังนั้นการประหยัดจึงควรเป็นหนึ่งในเหตุผลสำหรับความเป็นไปได้ทางธุรกิจ คุณอาจไม่จำเป็นต้องจ่ายมากเท่ากับที่คิดไว้ในตอนแรกว่าจะอัพเกรดไปใช้อุปกรณ์ใหม่ และต้องมั่นใจว่าคุณรู้แผนงานอนาคตในการเอาท์ซอร์สระบบไอทีขององค์กร ซึ่งจะให้ผลลัพธ์ได้ตามต้องการในส่วนของระบบโครงสร้างด้านพลังงานและการทำความเย็นอย่างชัดเจนเช่นกัน และอย่าลืมรวมเรื่องคุณค่าของการมีพื้นที่ที่สร้างรายได้เพิ่มหากระบบโครงสร้างของคุณใช้พื้นที่ขนาดเล็กลง และจะนำพื้นที่มาใช้ให้เกิดประโยชน์มากขึ้นได้อย่างไร จะใส่คุณค่าอะไรไปในพื้นที่ดังกล่าว ซึ่งต้องแน่ใจว่ามีการพิจารณาเรื่องนี้รวมไว้ในเหตุผลสำหรับความเป็นไปได้ในธุรกิจของคุณ
สิ่งหนึ่งที่พิจารณาได้ยากที่สุดน่าจะเป็นเรื่องของผลกระทบทางการเงิน นั่นคือค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการดาวน์ไทม์ เมื่อโครงสร้างระบบมีอายุการใช้งานมาก ก็จะมีความเสี่ยงจากการอุปกรณ์ล้มเหลวได้มากขึ้น ความเสี่ยงจากอุปกรณ์ล้มเหลวที่เป็นสาเหตุทำให้ธุรกิจหยุดชะงักได้มากแค่ไหนอาจเป็นเรื่องที่รู้ได้ยาก เพราะขึ้นอยู่กับรายละเอียดของการออกแบบระบบพลังงานและการทำความเย็น และการออกแบบนั้นช่วยให้บริหารจัดการและบำรุงรักษาได้ดีแค่ไหนเมื่อเวลาผ่านไป ไม่ว่ายังไงก็ตาม การคำนวณจะช่วยได้มากในเรื่องของค่าใช้จ่ายที่ต้องเสียไปในหลักนาทีหรือชั่วโมงหากแอปพลิเคชัน หรือฟังก์ชั่นของระบบไอทีนั้นๆ (ที่ขับเคลื่อนและทำความเย็นด้วยระบบโครงสร้าง) หยุดทำงาน หากคุณไม่สามารถประมวลผลการจ่ายเงินได้ภายใน 30 นาที จะทำให้ธุรกิจต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าไหร่? หากระบบออโตเมชั่นของโรงงานหยุดทำงานระหว่างช่วงเวลาการทำงาน จะทำให้ธุรกิจเสียอะไรไปบ้าง? บางครั้งตัวเลขประเภทนี้เพียงอย่างเดียวอาจช่วยโน้มน้าวผู้บริหารระดับสูงว่าไม่คุ้มค่าความเสี่ยงหากไม่ปรับปรุงระบบให้ทันสมัย
พิจารณากลยุทธ์ด้านการปรับปรุงความทันสมัยให้กับธุรกิจคุณ
แม้เครื่องมือ TradeOff ใหม่ของเราจะใช้ได้กับยูพีเอสแบบ single phase รุ่น UPSs 20kVA หรือต่ำกว่านั้น แต่ตัวคำนวณเปรียบเทียบการบริหารจัดการ Edge UPS Fleet น่าจะเป็นประโยชน์ในการช่วยให้คุณรับทราบถึงความเสี่ยงและค่าใช้จ่ายด้านสินทรัพย์ที่เพิ่มขึ้นในการใช้ UPS ที่มีอายุใช้งานนาน ทั้งนี้ วัตถุประสงค์ของการคำนวณคือการช่วยให้ประเมินได้ว่าควรบริหารจัดการ UPS แบบกระจายศูนย์ด้วยตัวเอง หรือให้ผู้จำหน่ายที่เป็นบุคคลที่สามดูแลให้ ค่าใช้จ่ายจะแยกย่อยออกเป็นค่าขนส่งและค่าอะไหล่ ค่าพนักงาน การดาวน์ไทม์ และบริการจากพันธมิตร/ผู้จำหน่าย
ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะเป็นแบบไหน ก็ควรพิจารณาเรื่องการปรับปรุงอายุการใช้งานของระบบไอทีและอุปกรณ์ดาต้าเซ็นเตอร์ ผมหวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณสร้างกรณีธุรกิจที่จำเป็นสำหรับการปรับปรุงระบบงานให้ทันสมัย